Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

20/01/2021
Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn,...Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp thì bạn nên chú ý một số vấn đề sau

 

Bãi giữ xe

Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.

Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.

Trang trí

Việc trang trí cũng quan trọng bởi vì trong một sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện.

Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.

Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.



 

Dự phòng

Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.

Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.

Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.

Ăn uống

Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,...) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho  phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.

Bạn có thể tham khảo vài nhà cung cấp về phục vụ ăn uống trong sự kiện tại mục Nhà cung cấp của Event Channel để lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín.

Vệ sinh

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện.

Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức.

Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.

An ninh trật tự

Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.

Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh, nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.

Chia sẻ

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Êkip tổ chức sự kiện - Các thành viên & nhiệm vụ cụ thể

Dưới đây là 28 vị trí quan trọng nhất trong hệ thống của một êkip tổ chức sự kiện dạng chương trình biểu diễn nghệ thuật hoặc festival với quy mô trung bình trở lên và có bán vé. Tuy nhiên, trong thực tế không phải sự kiện nào cũng có đầy đủ các bộ phận được chuyên môn hóa cụ thể như thế này. Đồng thời, cũng có rất nhiều vai trò được liệt kê dưới đây trong thực tế đã được gộp lại hoặc lược bớt: Một thành viên có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau có liên quan trong cùng một lĩnh vực.

Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Trong mỗi sự kiện âm thanh ánh sáng là thiết bị không thể thiếu và có vai trò quan trọng tạo nên thành công cho buổi sự kiện. Nếu thiết bị âm thanh ánh sáng được sử dụng không đáp ứng được yêu cầu chuyên môn sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới sự thể hiện của ca sĩ cũng như hình ảnh sự kiện được tổ chức. Hầu hết những trang thiết bị âm thanh ánh sáng được nhập từ nước ngoài, chính vì thế chi phí để đầu tư mua sắm trang thiết bị không hề rẻ, nếu doanh nghiệp không phải là đơn vị hoạt động về lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc đầu tư như vậy sẽ gây ra lãng phí không cần thiết.

Cho thuê nhà bạt và bàn ghế không gian

Muốn tổ chức được 1 chương trình sự kiện ngoài trời, điều quan trọng tất yếu cần phải có chính là nhà bạt, dù bạt và bàn ghế không gian. Cho thuê nhà bạt không gian là loại hình mới xuất hiện trong những năm trở lại đây, nhưng cũng khá phổ biến trong các chương trình sự kiện hiện nay. Green Party cung cấp đến các khách hàng dịch vụ cho thuê nhà bạt không gian nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu cấp thiết của khách hàng, đồng thời mở rộng loại hình dịch vụ của công ty và góp phần thúc đẩy nhanh chóng việc trở thành đối tác tin cậy của các khách hàng. 

Cho thuê nhóm múa, nhóm nhảy

Bạn đang lên kế hoach tổ chức sự kiện, với dự định chuẩn bị các tiết mục văn nghệ ? Bạn đang tìm kiếm các nhóm múa, nhóm nhảy, nhóm hát với khả năng diễn xuất tốt để biểu diễn các tiết mục nhảy hoặc kết hợp cùng với ca sĩ trong các tiết mục ca hát ? Bạn đang băn khoăn không biết có nên liên hệ các nhà cung cấp nhóm múa,nhóm múa thiếu nhi, nhóm nhảy, nhóm hát không vì bạn e rằng chi phí sẽ rất cao ?

Cung cấp nhóm nhảy thiếu nhi

Thôi nôi, sinh nhật, ngày quốc tế thiếu nhi... các tiết mục biểu diễn chú hề bong bóng, xiếc, ảo thuật.. là các tiết mục quen thuộc đối với các bé, với một bữa tiệc nhiều khán giả nhí thì tiết mục âm nhạc nhí sẽ tạo nên sự thu hút và thích thú của các bé.Khởi đầu chường trình là một bài nhảy sôi động với các dancer nhí, giữa chương trình là bài hát do ca sĩ nhí biểu diễn sẽ tạo nên một chương trình hoàn hảo cho ngày hội các bé.

Bàn ghế tổ chức sự kiện

Cung cấp các loại bàn ghế tổ chức sự kiện theo yêu cầu. Cung cấp thiết bị chuyên nghiệp, chất lượng!Tổ chức tiệc trọn gói(nhân sự, bàn ghế, thực phẩm...)